Modüller
Genel bakış ve günlük kontrol
Güne başlarken kaç personelin giriş yaptığını ve çıkış kaydı bulunmayan kaç kişinin içeride göründüğünü tek ekranda inceleyin. Devam oranı, geç kalanlar, erken çıkanlar, izinli veya tatilde olanlar ve hareketi bulunmayan personel ayrı başlıklarda gösterilir.
Panel, günün devam durumunu ve kontrol bekleyen işleri bir araya getirir. Sayaçlardan ilgili listeye geçilerek ayrıntı incelenir. İçeride görünen kişi sayısı kayıtlı hareketlere dayanır; eksik okutma veya cihaz aktarımındaki gecikme değerlendirilmelidir. Böylece yönetici önce istisnaları görür, ardından ilgili personelin kayıtlarına ulaşır.
- Bugün gelen ve şu anda içeride görünen personel sayıları.
- Geç gelme, erken çıkma ve devamsızlık listelerine hızlı erişim.
- Son hareketler, kontrol bekleyen kayıtlar ve bekleyen onaylar.
- Yaklaşan resmî tatiller ve cihazdan gelen son verinin zamanı.
Personel kartı ve özlük bilgileri
Her personel için ayrı bir kart oluşturulur. Sicil ve kart numarası, departman, vardiya ve çalışma bilgilerinin aynı kayıtta bulunması, hareketlerin doğru personelle eşleştirilmesini ve raporların ilgili gruba göre hazırlanmasını kolaylaştırır.
Cihaz ID / Kart No, cihazdaki kişi numarasıyla eşleşir; sicil ise işletmenin personel referansıdır. Ad, soyad, SGK/SSK numarası, görev, telefon ve doğum tarihi kartta tutulur. Özel kod raporlamayı destekler. Aktiflik ve işe giriş/ayrılış tarihleri, kişinin listelerde ve dönemlerde nasıl değerlendirileceğini belirler. Fotoğraf alanı JPG, PNG veya WebP dosyalarını en fazla 3 MB olarak kabul eder.
- Personel kimlik ve iletişim alanları ile sicil ve kart numarası.
- Departman, şube, bölüm, birim ve hesap grubu alanları.
- Vardiya, ücret bilgileri ve fazla mesai uygulama seçimi.
- Personelin hareketleri, izinleri ve puantajına bağlı ayrıntı ekranları.
- Personel arama, kart ayrıntısı ve yetkiye bağlı toplu işlemler.
Personelin ücret ve hesaplama bağlantısı
Personel kartındaki hesap grubu, vardiya, çalışma planı ve günlük çalışma saati puantaj motoruna bağlanır. Hesap grubu seçimi boş vardiya ve plan alanlarının otomatik ilişkilendirilmesini sağlar. Fazla Mesai Alır, Alamaz veya Onay İle Alır seçenekleri mesainin ücret hesabına katılma biçimini belirler. Aylık ücret girildiğinde günlük ücret aylık ücret ÷ 30; Saat 1 değeri günlük ücret ÷ çalışma saati olarak hesaplanır. Saat 2 ve Saat 3 alanları farklı ücret tanımları için kartta yer alır.
- Çalışma saatinin ücret oranlarına doğrudan etkisi.
- AGİ / eski bordro alanı bilgi amaçlı saklanır; otomatik bordroya eklenmez.
- Ücret geçmişi ve personel bazında çalışma profili.
İşe giriş ve işten ayrılış süreçleri
İşe giriş ve ayrılış tarihlerini takip edin; personelin aktiflik durumunu yönetin. Süreç kontrol listelerinde görev, sorumlu, son tarih ve tamamlama durumu kaydedilir. Böylece özlük, erişim ve zimmet adımları aynı süreç içinde izlenir.
İşe başlangıç ve ayrılış, tek tarih alanının ötesinde kontrol listeleriyle yönetilir. Her adımın sorumlusu, son tarihi, açıklaması ve tamamlanma durumu izlenir. Geciken veya tamamlanmamış adımlar yöneticiye görünür. Özlük evrakı, ekipman teslimi ve erişim kontrolü gibi işletmenin belirlediği adımlar aynı süreçte takip edilir. Ayrılış nedeni ve süreç notları personelin geçmişini destekler.
- İşe giren ve işten ayrılan personel raporları.
- Aktif personel listesinin ve vardiya atamalarının yönetimi.
- Tamamlanan ve geciken süreç adımlarının takibi.
- Ayrılış nedeni ve ilgili notların kayıt altında tutulması.
Belge süreleri ve uyarı planı
Sağlık raporu, iş güvenliği eğitimi, ehliyet, psikoteknik ve sertifikalar için belge kartları oluşturun. Belge adı ve numarası, veriliş tarihi, bitiş tarihi ve notları kaydedin; kaç gün önce uyarı verileceğini belge bazında belirleyin.
Belge kartında personel, belge türü, belge adı, numarası, veriliş ve bitiş tarihleri bulunur. Uyarı süresi belgeye özel belirlenir: örneğin 30 gün önceden izleme yapılabilir; 0 seçilirse ilk uyarı bitiş gününde verilir. Not alanı belgenin kapsamını açıklamak için kullanılır. Ekran, belge geçerlilik bilgilerini ve sürelerini takip eder; bu bölümde dosya yükleme özelliği gösterilmemektedir.
- Yaklaşan ve geçmiş bitiş tarihlerinin görünür durumu.
- Belge türü ve personel bazında süre takibi.
- Yetkili kullanıcılara belge süresi bildirimleri.
- Belge kartlarını düzenleme ve arşivleme.
Giriş çıkış hareketleri
Cihazdan gelen hareketler, yönetici tarafından eklenen kayıtlar ve aktarılan veriler kaynaklarıyla birlikte izlenebilir. Yetkili kullanıcı eksik veya hatalı bir hareketi gerekçesiyle düzenleyebilir; işlem geçmişi sonraki kontrollerde kullanılabilir.
Hareket ekranı ham kayıtların kontrol merkezidir. Tarih aralığı, personel ve kaynak üzerinden kayıtlar incelenir. Bir hareketin hangi cihazdan veya hangi işlemle oluştuğunun bilinmesi, yanlış eşleştirme ve eksik kayıt araştırmasını kolaylaştırır. Kayıt düzeltmesi günlük durum ve dönem hesaplarını etkileyebilir; bu nedenle yetki ve işlem geçmişiyle birlikte yürütülür.
- Personel, tarih, hareket zamanı ve veri kaynağı bilgileri.
- Yetkiye bağlı hareket ekleme, düzenleme ve kayıt kontrolü.
- Eksik giriş veya çıkışın günlük duruma ve raporlara yansıması.
Elle hareket ekleme ve düzeltme
Eksik okutma için yetkili kullanıcı personeli seçer, tarih ve saat girer, giriş/çıkış türünü belirler. Otomatik yön seçeneği kayıt akışına göre değerlendirme yapılmasını sağlar. Düzenleme veya ekleme sonrasında günlük durum ve puantaj yeniden kontrol edilir. Elle müdahale raporu, cihaz kaydıyla sonradan oluşturulan kaydı ayırmak için kullanılır.
- Personel, tarih, saat ve hareket yönü alanları.
- Eksik giriş veya çıkışın gerekçeli kontrolü.
- Yetkiye bağlı işlem ve kayıt geçmişi.
- Günlük süre ve dönem sonuçlarıyla birlikte doğrulama.
Günlük durum ve istisnalar
İçeride görünme bilgisi kayıtlı giriş ve çıkış hareketlerinden hesaplanır. Unutulan okutma veya geciken cihaz verisi varsa kayıt kontrolü gerekir. Bu sayede yöneticiler işlem gerektiren kayıtları, vardiya düzenini dikkate alarak değerlendirebilir.
Personel satırlarında ilk giriş, son çıkış, çalışma süresi, geç/erken süreleri ve durum gösterilir. Gelmedi, eksik basma, izin veya tatil gibi durumlar çalışma planıyla birlikte yorumlanır. Gün içinde henüz çıkış yapılmamış olması, kapanmış bir çalışma günüyle aynı değerlendirilmez. Ekran, hangi personelin kaydının kontrol edilmesi gerektiğini hızlıca gösterir.
- İlk giriş ve son çıkışın birlikte değerlendirilmesi.
- Eksik basma ile devamsızlığın ayrı durumlar olarak izlenmesi.
- İzin ve tatil bilgisinin günlük kayda etkisi.
Puantaj parametreleri ve kurallar
Çalışılan süre, eksik süre ve mesai değerlendirmesi tanımlı kurallara bağlıdır. Mesai aralıkları, asgari ve azami süreler, çarpanlar ve bordro alanları kurallarla ilişkilendirilebilir.
Parametreler, çalışma sürelerinin hangi gün, süre ve tutar alanlarına aktarılacağını belirler. Mesai aralıkları, toleranslar, asgari/azami süreler ve çarpanlar hesaplamanın temelidir. Geç gelme veya erken çıkma yalnızca ekranda gösterilmekle kalmaz; tanımlı kesinti kuralları kapsamında ücret hesabına da bağlanabilir. Kurallar işletmenin çalışma düzenine göre kurulmalı, örnek günler üzerinden kontrol edilmelidir.
- Gün, süre, tutar ve formül türünde hesaplama alanları.
- Çalışma ve tatil için farklı değerlendirme kuralları.
- Geç gelme ve erken çıkma için tanımlanabilen süre ve kesinti kuralları.
Vardiyalar ve gece çalışması
Gündüz, gece ve farklı çalışma saatleri için vardiyalar tanımlayın. Gece yarısını aşan vardiyalar da desteklenir. Giriş ve çıkış saatleri, mola süreleri ve toleranslar, personelin günlük değerlendirmesinde kullanılır.
Vardiya başlangıç ve bitişi, mola süresi ve hafta tatili birlikte değerlendirilir. Gece yarısını geçen çalışma, iki takvim gününe yayılsa da vardiya ilişkisi içinde hesaplanır. Personelin hesap grubu ve günlük planı, uygulanacak vardiyayı belirler. Toleranslar, küçük zaman farklarının nasıl değerlendirileceğini; mesai kuralları ise fazla çalışmanın hangi koşullarda oluşacağını tanımlar.
- Vardiya başlangıcı, bitişi ve hafta tatili günleri.
- Geç giriş, erken çıkış ve fazla mesai toleransları.
- Personel bazında vardiya atama ve vardiyasız personele toplu atama.
- Vardiya satırlarının mesai ve tatil kurallarıyla ilişkilendirilmesi.
Çalışma planı, gruplar ve molalar
Grup takvimleri ve personele özel günlük planlarla çalışma düzenini günlere göre yönetin. Bir personelin belirli tarihte farklı vardiyada çalışması, izinli olması veya hafta tatili kullanması plan üzerinde tanımlanabilir.
Grup planları düzenli çalışma takvimini oluşturur; kişisel günlük planlar belirli tarihlerdeki istisnaları yönetir. Ekrandaki öncelik bilgisi hangi planın uygulanacağını açıklamak için kullanılır. Mola tanımlarında sürenin çalışma hesabından düşülmesi veya ücretli sayılması belirlenebilir. Farklı ekiplerin ve vardiya gruplarının çalışma düzeni tek personel listesi içinde korunur.
- Grup planları ve tarih bazında kişisel istisnalar.
- Ücretli veya çalışma süresinden düşülen mola tanımları.
- Zorunlu fazla mesai planları.
- Resmî tatillerin ve tatil günü çalışma düzeninin takibi.
Resmî tatil ve çalışma takvimi
Yıl seçimiyle Türkiye resmî tatil takvimi hazırlanır. Tatil kaydında tam gün veya kısmi süre, o gün çalışmanın zorunlu olup olmadığı, yerine uygulanacak tarih ve fazla mesai çarpanı gibi seçenekler bulunur. Tatil günü çalışması günlük puantaj ve ilgili raporlarda ayrıca incelenir. Takvim ve çalışma kuralları işletmenin uygulamasına göre kontrol edilir; otomatik takvim tek başına tüm bordro mevzuatı işlemlerini tamamlamaz.
- Yıllar arasında geçiş ve tatil günlerini inceleme.
- Kısmi tatil süresi ve günlük çalışma istisnaları.
- Tatil çalışmasının mesai oranıyla ilişkilendirilmesi.
- Tatil Günü Çalışanlar raporuyla kontrol.
İzin ve rapor kayıtları
Yıllık izin, saatlik izin ve diğer izin veya rapor türlerini personelle ilişkilendirin. Başlangıç ve bitiş bilgileri ile kayıt durumu, devam değerlendirmesinde kullanılır. İzin türlerinin çalışma hesabına etkisi tanımlı kurallara göre belirlenir.
İzin formunda personel, izin türü, onay durumu, başlangıç/bitiş tarihleri ve saatleri yer alır. Tam gün veya yarım gün seçimi, kullanım süresinin doğru kaydedilmesini destekler. Açıklama alanı iznin gerekçesini ve operasyon notunu taşır. Onaylanan kayıtlar, ilgili izin türünün tanımlı kurallarıyla devam ve puantaj hesabında değerlendirilir.
- Günlük ve saatlik izin kayıtları.
- Onay bekleyen, onaylanan veya reddedilen durumların yönetimi.
- Çakışan tarih aralıklarının kontrolü.
- İzin geçmişinin personel ve rapor ekranlarında görüntülenmesi.
Yıllık izin bakiyesi ve geçmişi
Yıllık izin bakiyesi, hak ediş ve kullanım hareketleri üzerinden izlenir. Yetkili kullanıcı, hareketin tarihini, gün miktarını ve açıklamasını kaydederek izin defterini takip edebilir.
İzin defteri, hak ediş ve kullanımın hangi kayıtlarla oluştuğunu görünür kılar. Bakiye yalnızca tek bir sayı olarak değil, tarihli hareketlerle takip edilir. İzin kullanımı ve yıllık izin hareketleri birlikte incelenerek geçmiş dönemlerle karşılaştırma yapılabilir. İzin Kullananlar raporu kullanım türünü; Yıllık İzin Raporu kazanım ve kullanım hareketlerini gösterir.
- Hak ediş ekleme ve kullanım düşme hareketleri.
- Personel bazında bakiye ve yıllık izin raporu.
- İzin kaydına bağlı hareketlerin birlikte değerlendirilmesi.
Fazla mesai ve yönetici onayı
Sistem, hareketlerden ve çalışma kurallarından hesaplanan fazla mesaiyi gösterir. Onaylı fazla mesai ayrıca takip edilir; dönem hazırlığında kullanılacak süre yönetici kontrolünden geçirilir.
Onay formunda personel, tarih, durum, saat/dakika ve açıklama bulunur. Hareketlerden hesaplanan süre ile yönetici tarafından onaylanan süre ayrı izlenir. Bu ayrım, ekranda görünen her fazla sürenin doğrudan ücrete dönüşmesini engelleyen kontrollü bir süreç sağlar. Onay gerektiren kayıtlar raporlanır; maaş hazırlığına hangi mesainin alınacağı personelin FM seçimi ve hesaplama kurallarıyla belirlenir.
- Fazla mesai alır, alamaz veya onay ile alır seçimi.
- Hesaplanan ve onaylanan sürelerin ayrı izlenmesi.
- Onay gerektiren ve zorunlu fazla mesai raporları.
- Hesaplanan süre ile onaylı süre farklıysa kapanışta kontrol ihtiyacının görünmesi.
Bordro ve maaş hesaplama
Personel kartındaki ücret bilgileri, çalışma ve eksik süreler, onaylı fazla mesai ve mali kayıtlar hesaplamaya katılır. Sistem ek kazançları ve kesintileri birleştirerek dönem toplamını ve personele ödenecek net hazırlık tutarını hesaplar. Hesabın kalemleri personel bazında incelenebilir.
Hesaplanan günlük ücret aylık ücret ÷ 30; saatlik ücret günlük ücret ÷ personelin günlük çalışma saatidir. Yüzde 50 mesai saatlik ücret × 1,5; yüzde 100 mesai saatlik ücret × 2 oranıyla kazanca çevrilir. Onaylı ek kazanç ve prim eklenir; devamsızlık, tanımlı süre kesintileri, avans, diğer kesintiler ve o aya ait aktif taksit düşülür. Bordro tablosu her personelin kalemlerini yan yana gösterir.
- Aylık, günlük ve saatlik ücret bilgileri ile ücret geçmişi.
- Devamsızlık ve tanımlı geç gelme veya erken çıkma kesintileri.
- Onaylı fazla mesainin oranına göre süre ve kazanç hesabı.
- Ek kazanç, prim, avans, diğer kesinti ve taksitlerin hesaba katılması.
- Toplam kazanç, toplam kesinti ve net hazırlık tutarı.
- Personel maaş pusulası ve ay kapatma işlemleri.
Maaş pusulası ve hesap dökümü
Personelin maaş ve puantaj pusulası aylık ücret, yüzde 50/100 mesai, ek kazanç/prim, devamsızlık, geç/erken kesintisi ve avans/kesinti/taksit kalemlerini süre, oran ve tutarlarla gösterir. Brüt hazırlık, toplam kesinti ve net hazırlık değerleri ayrı özetlenir. PDF / Yazdır seçeneğiyle çıktı oluşturulabilir. Pusula, çalışanın ödenecek tutarının hangi kalemlerden oluştuğunu açıklamayı kolaylaştırır.
- Net = aylık ücret + mesai + onaylı ek kazanç ve prim − devamsızlık − süre kesintileri − avans − diğer kesintiler − dönem taksiti.
- Vergi/SGK hesabı ve resmî beyan işlemleri ilgili bordro sürecinde ayrıca yürütülür.
Avans, prim ve ek kazanç işlemleri
Personelin avansını, primini, ek kazancını ve kesintisini tarih, tutar, açıklama ve onay durumuyla kaydedin. Tek personel veya seçilen personeller için toplu mali işlem yapılabilir.
Tekil mali işlemde işlem türü Ek kazanç, Kesinti, Avans veya Prim olarak seçilir. Tarih ilgili dönemi, tutar parasal etkiyi, onay durumu hesaplamaya alınacak kaydı belirler. Açıklama alanı sonradan yapılacak kontrol için referans oluşturur. Toplu işlem ekranı birden fazla personel için ortak bir tutar veya ücret oranı üzerinden kayıt oluşturmayı destekler.
- Sabit tutar veya ücret oranıyla toplu kayıt.
- Onaylı ve onay bekleyen mali hareketler.
- Taksit sayısı ve başlangıç ayı ile kesinti planları.
- Personel bazında avans ve prim listeleri.
Taksitli kesinti planları
Personel için işlem adı, toplam tutar, taksit sayısı ve başlangıç ayı tanımlanır. Kesinti tek seferde uygulanmak yerine planın ilgili aylardaki taksitleri üzerinden değerlendirilir. Böylece uzun dönemli avans veya benzeri kesintiler dönem ücret hesabıyla ilişkilendirilir. Planın toplamı ve başlangıç dönemi kontrol edilerek personele etkisi takip edilir.
- İşlem adı ve açıklayıcı referans.
- Toplam tutar ve taksit sayısı.
- Başlangıç ayına bağlı dönem planı.
- Aktif dönem taksidinin maaş hesabına katılması.
Zimmet ve ekipman takibi
Bilgisayar, ekipman ve benzeri varlıkların personelle ilişkisini kaydedin. Varlık adı, kategori, seri numarası, atama tarihi ve notları takip ederek ilgili zimmet listesini hazırlayın.
Zimmet formunda personel, kategori, varlık adı, seri numarası, atama tarihi ve not bulunur. Henüz atanmadı seçimiyle varlığın personel bağlantısı daha sonra kurulabilir. Seri numarası benzer ekipmanları ayırır; atama tarihi teslim geçmişini destekler. Zimmet Listesi raporu personel üzerindeki varlıkların kontrolü ve ayrılış sürecindeki teslim adımları için kullanılır.
Ay kapatma ve dönem kontrolü
Devamsız günler, eksik okutmalar, toplam geç gelme ve erken çıkma süreleri, onaylı fazla mesai ve bekleyen işlemler aynı kapanış değerlendirmesinde görülür. Kontrol sonrası ay kapatılarak hesap sonuçları sabitlenebilir; gerektiğinde yetkili kullanıcı dönemi yeniden açabilir.
Kapanış öncesinde hareket eksikleri, devamsızlıklar, izinler, mesai onayları ve mali kayıtlar birlikte kontrol edilir. Açık dönemde yeni kayıtlar ve düzeltmeler sonuçları değiştirebilir. Ay kapatıldığında hesap sonuçları sabitlenir. Düzeltme gerekirse yetkili kullanıcı dönemi yeniden açarak kayıtları gözden geçirir. Bordro CSV çıktısı muhasebe ekibine kalem bazında veri aktarımını destekler.
- Açık/kapalı dönem durumunun görünür olması.
- Eksik hareket ve bekleyen onayların kapanış öncesinde kontrolü.
- CSV ile hesap dökümünün dışa aktarımı.
Organizasyon ve ortak tanımlar
Departman, şirket/şube, bölüm, birim, servis, acil durum grubu ve hesap grubu gibi ortak tanımlar personel kartlarını düzenler. Aynı tanımları kullanan kişiler raporlarda birlikte filtrelenebilir. Hesap grubu, yalnızca sınıflandırma alanı değildir; vardiya ve çalışma planı bağlantılarını da taşır. Bu yapı farklı birimlerin personel ve çalışma düzenlerini aynı uygulamada izlemeyi sağlar.
- Departman ve organizasyon bazında personel gruplama.
- Hesap gruplarını vardiya ve planla ilişkilendirme.
- Raporlarda tutarlı filtreler kullanma.
- Yeni personel kartında mevcut tanımları seçme.
35 rapor ve gelişmiş filtreler
Rapor türünü ve tarih aralığını seçerek personel hareketlerini veya dönem sonuçlarını inceleyin. Departman ve personel alanlarına göre filtreleme, farklı ekiplerin aynı dönem içindeki kayıtlarını karşılaştırmayı kolaylaştırır.
Rapor kataloğu 6 personel, 14 giriş/çıkış, 7 izin/mali, 5 vardiya/mesai ve 3 işlem raporundan oluşur. Rapor seçimi ve filtreler önce açılır; ayrıntılı tablo istendiğinde hesaplanır. Bu yaklaşım geniş tarih aralıklarında gereksiz hesaplamayı azaltır. Uygun raporlarda Excel uyumlu çıktı ve yazdırma bulunur; tarayıcı yazdırma ekranından PDF kaydedilebilir.
- Tarih aralığı ve departman seçimi.
- Şube, bölüm, birim ve hesap grubuna göre gelişmiş filtreler.
- Rapor türüne göre kişi bazında veya genel görünüm.
- İsim, sicil ya da kart numarasına göre sıralama seçenekleri.
Personel self servis erişimi
Personel hesabı bir personel kartına bağlanır ve kendi kayıtlarını görüntüler. Çalışan, seçtiği aya ait vardiyasını, giriş çıkışlarını, çalışma sürelerini, gecikme ve erken çıkış bilgilerini inceleyebilir.
Self servis için kullanıcı hesabına Personel profili atanır ve ilgili personel kartı bağlanır. Çalışan kendi ayını seçerek devam, süre, vardiya, izin ve belge bilgilerini inceler. Bu ekran kayıt görünürlüğü sağlar; çalışan tarafından izin talebi gönderme özelliği bu tanıtımın kapsamına alınmamıştır. Yönetici hesabında kişiye bağlı self servis görünümü açılamadığı için görselde hesap bağlantısının yapıldığı kullanıcı formu gösterilmektedir.
- Kendi aylık puantajını ve hesaplanan fazla mesaisini görüntüleme.
- Yıllık izin bakiyesi ile son izin kayıtları ve durumlarını görme.
- Kendi belgelerinin bitiş tarihlerini takip etme.
- Diğer personellerin verilerine erişmeden kişisel kayıt inceleme.
Mobil erişim ve ana ekran kısayolu
Web arayüzüne masaüstü ve mobil tarayıcı üzerinden erişilebilir. Destekleyen cihazlarda PDKS kısayolu uygulama olarak ana ekrana yüklenebilir. Bu kullanım için cihazın ve tarayıcının ilgili web uygulaması özelliklerini desteklemesi gerekir.
Telefona yükle penceresi, destekleyen tarayıcıda uygulamayı ana ekrana ekleme seçeneğini sunar. Vardiya, izin, belge ve puantaj ekranlarına web arayüzünden erişilir. Ana ekran kısayolu hızlı açılış ve tam ekran kullanım kolaylığı sağlar. Kullanıcının göreceği bilgiler hesabının yetkileriyle sınırlıdır. Bu erişim çevrimdışı puantaj veya telefonla giriş okutma işlevi olarak sunulmamaktadır.
Bildirim ayarları ve uyarılar
Bildirim tercihleri kullanıcı hesabına özeldir. Yetkili kullanıcı, almak istediği uyarı türlerini ayrı ayrı açıp kapatabilir. Bildirimlerin görünmesi için tarayıcı izni, abonelik ve sunucu tarafındaki zamanlanmış kontrollerin çalışması gerekir.
Uyarı türleri kullanıcı bazında ayrı ayrı seçilir. Personel hareket istisnalarının yanında cihazdan veri gelmemesi, yaklaşan belge bitişi, ay sonu özeti ve sistem sağlığı olayları takip edilebilir. Tarayıcı bildirimi için izin ve abonelik; düzenli kontrol için sunucu görevlerinin çalışması gerekir. Ayarlar ekranı bildirim seçimini ve gerekli çalışma koşullarını birlikte gösterir.
- Geç gelme, erken çıkma ve eksik giriş veya çıkış uyarıları.
- Arka arkaya devamsızlık ve cihazdan veri gelmeme kontrolü.
- Yaklaşan belge bitişleri ve ay sonu puantaj özeti.
- Yedekleme başarısızlığı, veritabanı büyümesi ve giriş güvenliği uyarıları.
Sayfa erişimi ve işlem yetkileri
Yönetici, insan kaynakları, görüntüleyici ve personel rolleriyle farklı erişim düzeyleri oluşturulabilir. Özel yetki profili, kullanıcının hangi sayfaları görebileceğini ve hangi işlemleri yapabileceğini ayrı ayrı belirlemeyi sağlar.
İzinler ekranında hazır roller ve özel yetki profili bulunur. Görülebilecek sayfalar ile yapılabilecek işlemler ayrı yönetilir; bir sayfayı görebilmek her işlemi yapma yetkisi anlamına gelmez. Yönetici, İK, görüntüleyici ve personel self servis rollerinin kapsamı farklıdır. Kritik kayıt ve hesap işlemleri, ilgili işlem iznine ve gerektiğinde yeniden şifre doğrulamasına bağlanır.
- Kullanıcı hesabına ve role bağlı erişim.
- Görüntüleme ve işlem izinlerinin ayrı yönetimi.
- Personel hesabının kendi kaydına bağlanması.
- Kritik işlemlerde yeniden şifre doğrulaması.
Kullanıcı hesapları ve personel bağlantısı
Kullanıcı formunda ad soyad, e-posta, yetki profili, bağlı personel ve geçici şifre alanları bulunur. Self servis profilinde personel bağlantısı zorunludur; diğer rollerin erişimi kendi yetki kapsamına göre belirlenir. Kullanıcı yönetimi, işletmede farklı sorumluluklar üstlenen kişilerin aynı sistemde uygun erişimle çalışmasını sağlar.
- Yönetici, İK, görüntüleyici, personel ve özel yetki profilleri.
- Personel self servis hesabının tek personel kartına bağlanması.
- Görüntüleme ve değişiklik yetkilerini ayrı kontrol etme.
- Kullanıcı ve yetki değişikliklerinin işlem geçmişinde izlenmesi.
Loglar ve denetlenebilir işlem geçmişi
Hareket düzenlemeleri, izin işlemleri, kullanıcı yetkisi değişiklikleri ve diğer kayıt işlemleri log ekranında izlenebilir. İşlemi yapan kullanıcı, işlem zamanı ve değişikliğin ayrıntısı; sonradan yapılan kontrollerde kayıtların nasıl oluştuğunu anlamaya yardımcı olur.
Log ekranı kullanıcı, tarih, işlem ve kayıt türü üzerinden filtrelenir. Değişiklik ayrıntıları bir kaydın neden farklılaştığını araştırmayı kolaylaştırır. Özellikle elle hareket düzeltmesi, izin durumu değişikliği ve yetki düzenlemelerinde işlem zamanı ile işlemi yapan kişi birlikte incelenir. Kullanıcı İşlem Raporu ve Elle Müdahale Yapılmış Hareketler raporu bu denetimi tamamlar.
- Tarih, kullanıcı, işlem ve kayıt türüne göre inceleme.
- Değişen alanların ve izin değişikliklerinin ayrıntıları.
- Kullanıcı işlem raporuyla operasyon geçmişini değerlendirme.
Yedekleme, bütünlük ve sistem sağlığı
Veritabanı için elle ve zamanlanmış yedekleme işlevleri bulunur. Yedek bütünlüğü ve dosya bilgileri kontrol edilebilir; seçilen yedek indirilebilir. Geri yükleme hazırlığı, ayrı bir test kopyasında yapılan kontrolle değerlendirilebilir.
Yedeklerin tarihi, boyutu ve doğrulama durumu izlenir. Zamanlanmış yedekleme ve bildirim görevleri sağlık ekranında kontrol edilebilir. Geri yükleme provası ayrı bir test kopyasında değerlendirilir; canlı veriyi tek tıklamayla değiştiren bir geri yükleme işlemi olarak sunulmaz. Bu alan, veri sürekliliği için işletmenin yedekleme ve kontrol düzenini görünür kılar.
- Manuel yedek alma ve otomatik yedek durumunu izleme.
- Yedek tarihi, boyutu ve bütünlük kontrolü.
- Zamanlanmış görevler ile bildirim aboneliğinin sağlık görünümü.
- Canlı veriyi değiştirmeden yedek üzerinde geri yükleme provası.
Cihaz bağlantısı ve veri köprüsü
Uyumlu cihazlardan alınan personel hareketleri bir köprü bağlantısı üzerinden web sistemine aktarılabilir. Cihazdan gelen kayıtlar, kaynak bilgileriyle birlikte korunur. Bağlantı ekranında son veri zamanı ve veri akışının durumu izlenebilir.
Cihaz ekranında model, çalışma modu, terminal ve ağ bağlantısı bilgileri yer alır. Kart numarasıyla eşleşen hareketler web sistemine aktarılır; son veri zamanı akışın kontrolünde kullanılır. Uyumluluk, cihazın protokolüne ve köprü bağlantısına bağlıdır. Kurulum öncesinde gerçek cihaz modeli, örnek hareket ve ağ erişimi değerlendirilir; her cihazla koşulsuz uyumluluk sözü verilmez.
- Personel kart numarası ile hareketlerin eşleştirilmesi.
- Cihaz bağlantısı ve son veri zamanı kontrolü.
- Köprü üzerinden aktarılan hareketlerin kaynak bilgisini izleme.
- Cihaz modeli, protokolü ve ağ koşullarına göre uyumluluk değerlendirmesi.
Perkotek ve CSV üzerinden geçiş
CSV üzerinden personel kartları, giriş çıkış hareketleri, izin geçmişi, yıllık izin hareketleri ve mali kayıtlar aktarılabilir. Önce alan eşleşmeleri ve örnek kayıtlar kontrol edilerek mevcut sistemden geçiş planlanır. Türkçe CSV dosyalarındaki farklı ayraçlar desteklenir.
Aktarım önce personel kartlarıyla başlar; sicil ve cihaz numaraları doğrulandıktan sonra hareketler dönemler halinde yüklenir. İzin geçmişi, yıllık izin hareketleri ve avans/kesinti/prim/kazanç kayıtları ayrı veri türleri olarak aktarılır. Aynı dosyanın ikinci kez işlenmesini önleyen koruma ve satır bazında hata geçmişi bulunur. Sonrasında aylık puantaj toplamları iki sistem arasında karşılaştırılır.
- Aktarım geçmişinde eklenen, güncellenen, atlanan ve hatalı satır sayıları.
- Kaynak dosya ve satır numarasıyla hata inceleme.
- Yıl bazında veri mutabakatı ve dönem karşılaştırması.
Kurulum, eğitim ve örnek kullanım akışı
İşletmenin personel sayısı, vardiya düzeni ve kullandığı cihazlar başlangıçta değerlendirilir. Departmanlar, kullanıcı yetkileri, puantaj kuralları, izin türleri ve aktarılacak geçmiş dönemler bu kapsamda belirlenir.
Kurulumda önce personel ve kart eşleşmeleri, organizasyon, vardiya, mola ve toleranslar belirlenir. Ardından izin, tatil, mesai ve ücret kuralları örnek personel günleri üzerinden kontrol edilir. Günlük kullanımda İK eksik hareketleri düzeltir, izin ve mesai onaylarını tamamlar; ay sonunda mali kayıtlar kontrol edilerek maaş pusulası ve dönem çıktısı hazırlanır. Demo, işletmenin gerçek çalışma düzenine uygun örneklerle yürütülür.
- Kullanılacak cihazın marka modeli, ağ erişimi ve hareket örneği.
- Personel sicil ve kart numaralarının doğruluğu.
- Giriş çıkış, mola, tolerans ve fazla mesai kuralları.
- Yedekleme düzeni, bildirim tercihleri ve veri aktarımı kapsamı.
35 raporun tam listesi
Personel
- Özlük Raporu
- Personellerin Not Bilgileri
- Personellerin İrtibat Bilgileri
- İşe Giren Personeller
- İşten Ayrılan Personeller
- Acil Durum Raporu
Giriş ve çıkış
- Vardiya Raporu
- Genel Bazda Giriş & Çıkış
- Kişi Bazında Giriş & Çıkış
- Genel Bazda Geç Kalanlar
- Kişi Bazında Geç Kalanlar
- Genel Bazda Erken Çıkanlar
- Kişi Bazında Erken Çıkanlar
- Mesaiye Kalanlar
- Devamsızlıklar
- Girişte Kart Kullanmayı Unutanlar
- Çıkışta Kart Kullanmayı Unutanlar
- Giriş ya da Çıkışta Kart Kullanmayı Unutanlar
- Şu An İçerideki Personeller
- Tatil Günü Çalışanlar
İzin ve mali
- İzin Kullananlar
- Avans Listesi
- Prim Listesi
- Aylık Devam Listesi
- Puantaj Kapanış ve Maaş Kesintisi
- Zimmet Listesi
- Yıllık İzin Raporu
Vardiya ve mesai
- Vardiya Grup Raporu
- Mesai Değişikliği Raporu
- Mola Raporu
- Zorunlu Fazla Mesai Raporu
- Onay Gerektiren Fazla Mesai Raporu
İşlem
- Elle Müdahale Yapılmış Hareketler
- Dışarıda Geçirilen Süreler
- Kullanıcı İşlem Raporu